Opisz zadanie przed podaniem nazwy produktu
Przydatne zapytanie ofertowe zaczyna się od określenia zakresu prac do wykonania. Opisz materiał, zadanie, środowisko i częstotliwość użytkowania. Podaj dokładny model producenta, jeśli jest to wymagane, lub określ wymagania techniczne, które musi spełniać alternatywa. Odróżnij wymagane cechy od preferencji, aby dostawcy mogli wyjaśnić proponowaną alternatywę, zamiast po cichu zmieniać specyfikację.
Przygotuj szczegółowy harmonogram z opisem produktu, ilością i jednostką. Konsekwentnie stosuj jedną jednostkę, szczególnie w przypadku zestawów, opakowań, metrów i pojedynczych sztuk. Jeśli dostawy obejmują kilka miejsc, podziel ilości według miejsca przeznaczenia. Dołącz rysunki lub zdjęcia referencyjne, jeśli rozwieją one niejasności, ale wyraźnie określ, który dokument kontroluje akceptację.
Uwidocznij założenia komercyjne
Podaj kraj dostawy i kod pocztowy, żądany przedział czasowy dostawy oraz preferowaną walutę wyceny. Poproś dostawców o podanie terminu dostawy i miejsca dostawy, wliczonego transportu, opakowania i wszelkich dodatkowych opłat. Dane te pozwolą zespołowi zakupowemu na porównywanie ofert na wspólnej podstawie, zamiast wybierać najniższą cenę produktu.
Żądaj czasu realizacji zamówienia z wyraźnego powodu, takiego jak zatwierdzenie próbki lub otrzymanie płatności. Oddziel czas produkcji od czasu transportu. Zapytaj o ważność oferty, minimalną ilość zamówienia i konsekwencje częściowej dostawy. Zapisz proponowany harmonogram płatności i osobę, która wystawi fakturę. Unikaj udostępniania poufnych informacji o płatnościach podczas publicznej dyskusji o produkcie.
Zdefiniuj dowody i akceptację
Wymień dokumenty potrzebne do zatwierdzenia: szczegółową specyfikację, zdjęcia modelu, listę pakowania, instrukcję obsługi i wszelkie dokumenty dotyczące konkretnego projektu. Zapytaj, kto wystawia każdy dokument i czy dotyczy on konkretnego modelu i partii. Dokument o podobnej nazwie produktu może nie spełniać wymagań kupującego.
Jeśli kontrola jest wymagana, opisz, kiedy się odbędzie, gdzie będzie dostępny towar i co będzie sprawdzane. Przed złożeniem zamówienia uzgodnij sposób pobierania próbek, kryteria defektów, format raportu i odpowiedź na niezakończoną kontrolę. PROCONSA może skonsolidować pytania dostawców i ustalić uzgodniony zakres kontroli. Kompletne zapytanie ofertowe (RFQ) ogranicza konieczność wielokrotnych wyjaśnień i ułatwia podjęcie ostatecznej decyzji.