Ürüne isim vermeden önce işi tanımlayın.
Faydalı bir fiyat teklifi talebi, yapılacak iş ile başlar. Malzemeyi, görevi, ortamı ve kullanım sıklığını açıklayın. Zorunlu olduğunda tam üretici modelini belirtin veya alternatifin karşılaması gereken teknik gereksinimleri belirtin. Tedarikçilerin, sessizce şartnameyi değiştirmek yerine önerilen bir ikameyi açıklayabilmeleri için, gerekli özellikleri tercih edilenlerden ayırın.
Ürün açıklaması, miktar ve birim bilgilerini içeren satır satır bir liste sunun. Özellikle setler, paketler, metreler ve tekli parçalar için tutarlı bir birim kullanın. Birden fazla teslimat yeri söz konusuysa, miktarları varış noktasına göre ayırın. Belirsizliği ortadan kaldırdığı durumlarda çizimler veya referans fotoğraflar ekleyin, ancak hangi belgenin kabulü kontrol ettiğini açıkça belirtin.
Ticari varsayımları görünür kılın
Teslimat ülkesini ve posta kodunu, istenen teslimat zaman aralığını ve tercih edilen fiyat teklifi para birimini belirtin. Tedarikçilerden teslimat süresini ve adresini, dahil olan nakliye, ambalaj ve hariç tutulan ücretleri belirtmelerini isteyin. Bu ayrıntılar, satın alma ekibinin en düşük ürün fiyatını seçmek yerine teklifleri ortak bir temelde karşılaştırmasına olanak tanır.
Numune onayı veya ödeme alınması gibi açık bir tetikleyiciye bağlı olarak teslimat süresi talep edin. Üretim süresini nakliye süresinden ayırın. Teklifin geçerliliğini, minimum sipariş miktarını ve kısmi teslimatın sonuçlarını sorun. Önerilen ödeme planını ve faturayı kimin keseceğini kaydedin. Hassas ödeme bilgilerini kamuya açık bir ürün tartışmasında paylaşmaktan kaçının.
Kanıt ve kabul kavramlarını tanımlayın.
Onay için gerekli belgeleri listeleyin: ayrıntılı teknik özellikler, model fotoğrafları, paketleme listesi, kullanım kılavuzu ve projeye özgü kayıtlar. Her belgenin kim tarafından düzenlendiğini ve tam olarak hangi model ve partiye ait olduğunu sorun. Benzer ürün adına sahip bir belge, alıcının gereksinimini karşılamayabilir.
Eğer muayene gerekiyorsa, muayenenin ne zaman yapılacağını, malların nerede bulunacağını ve nelerin kontrol edileceğini açıklayın. Sipariş vermeden önce örnekleme yaklaşımını, kusur kriterlerini, rapor formatını ve başarısız bir kontrole verilecek yanıtı kararlaştırın. PROCONSA, tedarikçi sorularını bir araya getirebilir ve üzerinde anlaşılmış bir muayene kapsamı düzenleyebilir. Eksiksiz bir teklif talebi (RFQ), tekrarlanan açıklamaları azaltır ve nihai kararın açıklanmasını kolaylaştırır.