Опишите задачу, прежде чем давать название продукту.
Полезный запрос на коммерческое предложение начинается с описания выполняемой работы. Опишите материал, задачу, условия эксплуатации и частоту использования. Укажите точную модель производителя, если это обязательно, или изложите технические требования, которым должна соответствовать альтернатива. Разграничьте необходимые характеристики и предпочтения, чтобы поставщики могли объяснить предлагаемую замену, вместо того чтобы молча менять спецификацию.
Предоставьте построчный перечень с описанием товара, количеством и единицей измерения. Используйте одну единицу измерения последовательно, особенно для комплектов, упаковок, метров и отдельных единиц. Если требуется доставка в несколько пунктов назначения, разделите количество по месту назначения. Приложите чертежи или справочные фотографии, если они устраняют неясности, но четко укажите, какой документ определяет приемку.
Сделайте коммерческие предположения прозрачными.
Укажите страну и почтовый индекс доставки, желаемый срок доставки и предпочтительную валюту для расчета стоимости. Попросите поставщиков указать срок и место доставки, включенную в стоимость доставку, упаковку и любые не включенные в нее расходы. Эти сведения позволят команде закупщиков сравнивать предложения на основе общих принципов, а не выбирать самую низкую цену на товар.
Уточняйте сроки выполнения заказа на основе четко определенного условия, например, утверждения образца или получения оплаты. Разделяйте время производства и время транспортировки. Уточняйте действительность предложения, минимальный объем заказа и последствия частичной поставки. Записывайте предлагаемый график платежей и ответственного за выставление счета. Избегайте разглашения конфиденциальной информации о платежах в ходе публичного обсуждения продукта.
Определите понятия «доказательства» и «принятие».
Перечислите документы, необходимые для утверждения: подробная спецификация, фотографии модели, упаковочный лист, руководство пользователя и любые документы, относящиеся к конкретному проекту. Уточните, кто выдает каждый документ и относится ли он к конкретной модели и партии. Документ с похожим названием продукта может не соответствовать требованиям покупателя.
Если требуется проверка, укажите, когда она состоится, где будет находиться товар и что будет проверено. Согласуйте подход к выборочному отбору проб, критерии дефектов, формат отчета и действия в случае неудачной проверки до размещения заказа. PROCONSA может объединить вопросы поставщика и организовать согласованный объем проверки. Полный запрос предложений (RFQ) сокращает количество повторных уточнений и упрощает объяснение окончательного решения.