Tradurre i requisiti del luogo di lavoro in una specifica
I dispositivi di protezione individuale (DPI) devono essere selezionati in base alla valutazione dei rischi sul luogo di lavoro effettuata dall'acquirente e ai requisiti applicabili. La richiesta di offerta (RFQ) deve iniziare con la descrizione del pericolo, dell'esposizione, dell'ambiente di lavoro e degli utenti coinvolti. Un nome di prodotto generico come "guanto di sicurezza" o "occhiali protettivi" è troppo generico per stabilire con certezza l'idoneità dell'articolo per lo scopo specifico.
Indicare le marcature o i documenti di prestazione richiesti dal team di sicurezza qualificato per la destinazione e l'applicazione. Non considerare l'aspetto simile, il colore o la garanzia generica del fornitore come prova di una protezione equivalente. In caso di dubbi sui requisiti, richiedere chiarimenti tecnici prima di confrontare le offerte commerciali.
Verificare la compatibilità e l'adattamento del sistema.
Richiedete il modello esatto, la gamma di taglie, le informazioni sui materiali e le istruzioni del produttore. Considerate come l'attrezzatura interagisce con altri oggetti indossati contemporaneamente. Casco, visiera, occhiali e protezioni acustiche potrebbero dover funzionare in combinazione e in modo compatibile, e la vestibilità può influire notevolmente sulla funzionalità.
Richiedete dei campioni quando la vestibilità e il comfort richiedono una valutazione da parte dell'utente. Annotate chi li ha valutati e quali attività sono state svolte. Per gli ordini ripetuti, specificate se sono ammesse sostituzioni e come verranno approvate le modifiche. Un rivestimento, una lente o un sistema di fissaggio diversi possono fare la differenza, anche se la descrizione a catalogo sembra simile.
Verificare l'identità e le condizioni di consegna.
Concordare le etichette richieste, l'identificazione del lotto, l'imballaggio e le informazioni sulla durata di conservazione, ove pertinenti. Al ricevimento, confrontare il modello consegnato e la distribuzione delle taglie con l'ordine. Ispezionare eventuali danni visibili e verificare la presenza delle istruzioni e dei documenti concordati. Tenere separati gli articoli con identificazione non chiara fino a quando non saranno controllati dalla persona responsabile.
Nel piano di acquisto, includere la frequenza di sostituzione, le condizioni di stoccaggio e i tempi di consegna per il rifornimento. L'ispezione può verificare le caratteristiche e la documentazione concordate, ma non può creare una dichiarazione di prestazione a tutela del prodotto che non sia supportata dalle prove fornite. PROCONSA può organizzare le richieste di informazioni ai fornitori e i controlli di ricezione; l'approvazione finale dell'idoneità rientra nel processo di sicurezza dell'acquirente.