Vertaal de werkplekvereisten naar een specificatie.
Persoonlijke beschermingsmiddelen moeten worden geselecteerd op basis van een risicoanalyse van de werkplek van de koper en de geldende eisen. Begin de offerteaanvraag met een beschrijving van het gevaar, de blootstelling, de werkomgeving en de betrokken gebruikers. Een productnaam zoals 'veiligheidshandschoen' of 'veiligheidsbril' is te algemeen om vast te stellen of een artikel geschikt is voor de betreffende toepassing.
Vermeld de prestatie-aanduidingen of documenten die uw gekwalificeerd veiligheidsteam vereist voor de bestemming en toepassing. Beschouw een vergelijkbaar uiterlijk, kleur of een algemene garantie van een leverancier niet als bewijs van gelijkwaardige bescherming. Vraag, indien de vereisten onduidelijk zijn, technische verduidelijking voordat u commerciële aanbiedingen vergelijkt.
Controleer de pasvorm en systeemcompatibiliteit.
Vraag naar het exacte model, de maatvoering, materiaalinformatie en de gebruiksaanwijzing van de fabrikant. Houd rekening met de wisselwerking tussen de uitrusting en andere items die tegelijkertijd worden gedragen. Een helm, gelaatsscherm, bril en gehoorbescherming moeten mogelijk een compatibele combinatie vormen, en de pasvorm kan de bruikbaarheid aanzienlijk beïnvloeden.
Vraag om proefmonsters wanneer de pasvorm en het comfort door de gebruiker moeten worden beoordeeld. Noteer wie de monsters heeft beoordeeld en welke taken daarbij zijn uitgevoerd. Geef bij herhaalbestellingen aan of vervangingen zijn toegestaan en hoe wijzigingen worden goedgekeurd. Een andere coating, lens of sluiting kan van belang zijn, zelfs als de beschrijving in de catalogus vergelijkbaar lijkt.
Controleer de identiteit en de leveringsvoorwaarden.
Spreek de vereiste etiketten, batchidentificatie, verpakking en houdbaarheidsinformatie af, indien van toepassing. Vergelijk bij ontvangst het geleverde model en de maatverdeling met de bestelling. Controleer op zichtbare schade en of de instructies en overeengekomen documenten aanwezig zijn. Houd artikelen met een onduidelijke identificatie apart totdat de verantwoordelijke persoon ze heeft gecontroleerd.
Neem de vervangingsfrequentie, opslagomstandigheden en levertijden op in het inkoopplan. Inspectie kan de overeengekomen kenmerken en documenten controleren, maar kan geen claim op beschermende werking creëren die niet door het productbewijs wordt ondersteund. PROCONSA kan leveranciersvragen en ontvangstcontroles organiseren; de uiteindelijke goedkeuring van de geschiktheid behoort tot het veiligheidsproces van de koper.