Metti tutte le offerte sulla stessa base
Iniziate con una tabella comparativa che utilizzi come riferimento le specifiche e le quantità del prodotto approvato. Annotate il modello e la configurazione esatti offerti da ciascun fornitore. Evidenziate eventuali sostituzioni, accessori mancanti e unità di misura poco chiare prima di confrontare i totali. Un'offerta per un semplice utensile non dovrebbe risultare equivalente a un kit completo di batterie, caricabatterie e custodia.
Separare il costo del prodotto, l'imballaggio, il trasporto e gli altri oneri specificati. Indicare la valuta del preventivo, la sua validità e i termini di consegna con il relativo luogo. Richiedere chiarimenti qualora un costo non sia specificato. Un totale visibile basso potrebbe riflettere un'esclusione anziché un reale risparmio, pertanto eventuali discrepanze devono essere chiarite prima dell'approvazione.
Confronta tempi, prove e prezzo.
Chiedete a ciascun fornitore di definire i tempi di consegna a partire dallo stesso punto di riferimento e di distinguere la disponibilità dall'impegno di consegna. Registrate le ipotesi relative a produzione, preparazione e trasporto, ove applicabili. Valutate come spedizioni parziali o la consegna in ritardo di un componente potrebbero influire sul progetto dell'acquirente, anziché giudicare ogni linea di prodotto isolatamente.
Elenca i documenti richiesti e verifica quali sono inclusi. Confronta l'assistenza in garanzia, i pezzi di ricambio e la procedura pratica per la risoluzione di eventuali mancanze o danni. Questi fattori sono particolarmente importanti quando incidono sul funzionamento effettivo; evita di assegnare un punteggio a un'affermazione del fornitore non verificata. Conserva la documentazione a supporto insieme al preventivo.
Rendere la decisione soggetta a revisione
Utilizzare una breve raccomandazione scritta che illustri l'offerta selezionata, le questioni ancora irrisolte e le condizioni per l'approvazione. Se viene selezionato un prodotto alternativo, registrare l'approvazione tecnica. Se è richiesta un'ispezione, specificare l'ambito, il costo e le condizioni di rilascio in modo che l'ordine di acquisto rifletta l'accordo completo.
PROCONSA può consolidare le risposte dei fornitori e contribuire a organizzare informazioni comparabili. Il preventivo migliore è quello che soddisfa i requisiti approvati dall'acquirente a un costo complessivo accettabile e con un rischio di consegna adeguato. Non è necessariamente quello con il prezzo più basso pubblicizzato. Un confronto trasparente favorisce inoltre gli ordini ripetuti, poiché i futuri acquirenti possono verificare quali modelli, pacchetti e ipotesi commerciali sono stati effettivamente approvati.