เสนอราคาทุกข้อบนพื้นฐานเดียวกัน

เริ่มต้นด้วยการจัดทำตารางเปรียบเทียบโดยใช้ข้อมูลจำเพาะและปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการอนุมัติเป็นข้อมูลอ้างอิง บันทึกรุ่นและรูปแบบที่ผู้จำหน่ายแต่ละรายนำเสนออย่างละเอียด เน้นส่วนที่ทดแทนกัน อุปกรณ์เสริมที่ขาดหายไป และหน่วยที่ไม่ชัดเจน ก่อนที่จะเปรียบเทียบยอดรวม ข้อเสนอสำหรับเครื่องมือเปล่าไม่ควรมีลักษณะเทียบเท่ากับชุดอุปกรณ์ที่มีแบตเตอรี่ เครื่องชาร์จ และกล่องเก็บ

แยกแยะต้นทุนสินค้า บรรจุภัณฑ์ ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ระบุไว้ บันทึกสกุลเงินที่ใช้ระบุในใบเสนอราคา วันที่หมดอายุ และระยะเวลาการส่งมอบพร้อมระบุสถานที่ส่งมอบ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมหากค่าใช้จ่ายใดไม่ระบุไว้ ยอดรวมที่แสดงต่ำอาจสะท้อนถึงการยกเว้นมากกว่าการประหยัดที่แท้จริง และควรแก้ไขข้อสันนิษฐานต่างๆ ก่อนอนุมัติ

เปรียบเทียบเวลา หลักฐาน รวมถึงราคาด้วย

ขอให้ซัพพลายเออร์แต่ละรายระบุระยะเวลานำส่งโดยเริ่มจากจุดเดียวกัน และแยกแยะความพร้อมใช้งานออกจากข้อผูกพันในการส่งมอบ บันทึกข้อสมมติฐานเกี่ยวกับการผลิต การเตรียมการ และการขนส่งในกรณีที่เกี่ยวข้อง พิจารณาว่าการส่งมอบบางส่วนหรือชิ้นส่วนที่ส่งมอบล่าช้าจะส่งผลกระทบต่อโครงการของผู้ซื้ออย่างไร แทนที่จะตัดสินผลิตภัณฑ์แต่ละรายการแยกกัน

ระบุเอกสารที่จำเป็นและตรวจสอบว่าเอกสารใดบ้างที่รวมอยู่ เปรียบเทียบการรับประกัน ชิ้นส่วนอะไหล่ และขั้นตอนการแก้ไขปัญหาการขาดแคลนหรือความเสียหาย ปัจจัยเหล่านี้มีความสำคัญที่สุดเมื่อส่งผลกระทบต่อการใช้งานจริง หลีกเลี่ยงการให้คะแนนสำหรับการเรียกร้องจากซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้ตรวจสอบ เก็บหลักฐานประกอบไว้กับบันทึกใบเสนอราคา

ทำให้การตัดสินใจนั้นสามารถตรวจสอบได้

ใช้คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรสั้นๆ ที่อธิบายข้อเสนอที่เลือก คำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข และเงื่อนไขในการอนุมัติ หากเลือกผลิตภัณฑ์อื่น ให้บันทึกการอนุมัติทางเทคนิค หากจำเป็นต้องมีการตรวจสอบ ให้ระบุขอบเขต ค่าใช้จ่าย และเงื่อนไขการปล่อยสินค้า เพื่อให้ใบสั่งซื้อสะท้อนถึงข้อตกลงที่สมบูรณ์

PROCONSA สามารถรวบรวมข้อมูลจากซัพพลายเออร์และช่วยจัดระเบียบข้อมูลที่สามารถเปรียบเทียบได้ ราคาที่ดีที่สุดคือราคาที่ตรงตามข้อกำหนดที่ผู้ซื้ออนุมัติไว้ โดยมีต้นทุนรวมและความเสี่ยงในการจัดส่งที่ยอมรับได้ ไม่ใช่ราคาที่ต่ำที่สุดที่โฆษณาไว้เสมอไป การเปรียบเทียบที่โปร่งใสยังช่วยสนับสนุนการสั่งซื้อซ้ำ เนื่องจากผู้ซื้อในอนาคตสามารถเห็นได้ว่ารุ่น แพ็คเกจ และข้อสมมติทางการค้าใดที่ได้รับการอนุมัติจริง