Все предложения должны основываться на одинаковых условиях.
Начните со сравнительной таблицы, используя утвержденные технические характеристики и количество продукции в качестве ориентира. Запишите точную модель и конфигурацию, предлагаемые каждым поставщиком. Выделите замены, отсутствующие аксессуары и неясные единицы измерения, прежде чем сравнивать итоговые суммы. Предложение по инструменту без дополнительных принадлежностей не должно выглядеть эквивалентным комплекту с батареями, зарядным устройством и кейсом.
Отдельно укажите стоимость товара, упаковку, доставку и другие указанные расходы. Запишите валюту предложения, срок действия и сроки доставки с указанием места назначения. Запрашивайте уточнения, если какой-либо расход не указан. Низкая видимая сумма может отражать скорее исключение, чем реальную экономию, поэтому различные предположения следует уточнить до утверждения.
Сравните время, доказательства, а также цену.
Попросите каждого поставщика указать сроки выполнения заказа, исходя из одной и той же отправной точки, и разграничить наличие товара и гарантию доставки. Зафиксируйте предположения относительно производства, подготовки и транспортировки, где это применимо. Рассмотрите, как частичные поставки или задержка поставки компонента повлияют на проект покупателя, вместо того чтобы оценивать каждую линейку продукции изолированно.
Перечислите необходимые документы и подтвердите, какие из них включены. Сравните гарантийное обслуживание, запасные части и практический процесс устранения недостачи или повреждений. Эти факторы наиболее важны, когда они влияют на фактическую работу; избегайте добавления оценки за претензию поставщика, которая не была проверена. Сохраните подтверждающие документы вместе с актом приемки.
Сделайте решение подлежащим пересмотру.
Используйте краткое письменное рекомендательное письмо, в котором разъясняется выбранное предложение, нерешенные вопросы и условия утверждения. Если выбран альтернативный продукт, зафиксируйте техническое одобрение. Если требуется проверка, укажите объем работ, стоимость и условия выпуска, чтобы заказ на покупку отражал полное соглашение.
PROCONSA может консолидировать ответы поставщиков и помочь систематизировать сопоставимую информацию. Лучшее предложение — это то, которое соответствует утвержденным требованиям покупателя при приемлемой полной стоимости и рисках доставки. Это не обязательно самая низкая заявленная цена. Прозрачное сравнение также способствует повторным заказам, поскольку будущие покупатели могут видеть, какая модель, комплектация и коммерческие условия были фактически одобрены.