Każdą ofertę rozpatruj na tej samej podstawie
Zacznij od arkusza porównawczego, który jako punkt odniesienia wykorzystuje zatwierdzoną specyfikację produktu i ilość. Zapisz dokładny model i konfigurację oferowaną przez każdego dostawcę. Przed porównaniem kwot całkowitych zwróć uwagę na zamienniki, brakujące akcesoria i niejasne jednostki. Oferta na samo narzędzie nie powinna być równoznaczna z zestawem z bateriami, ładowarką i walizką.
Oddzielnie określ koszt produktu, opakowania, transportu i inne podane opłaty. Zapisz walutę oferty, jej ważność i termin dostawy wraz z podanym miejscem. Poproś o wyjaśnienie, jeśli opłata nie jest określona. Niska widoczna suma może oznaczać wykluczenie, a nie rzeczywistą oszczędność, dlatego przed zatwierdzeniem należy wyjaśnić różne założenia.
Porównaj czas i dowody, a także cenę
Poproś każdego dostawcę o zdefiniowanie czasu realizacji zamówienia od tego samego punktu wyjścia i odróżnienie dostępności od zobowiązania do dostawy. Zapisz założenia dotyczące produkcji, przygotowania i transportu, tam gdzie mają one zastosowanie. Zastanów się, jak częściowe dostawy lub opóźniony komponent wpłynęłyby na projekt kupującego, zamiast oceniać każdą linię produktów osobno.
Wypisz wymagane dokumenty i sprawdź, które są dołączone. Porównaj wsparcie gwarancyjne, części zamienne i praktyczną procedurę rozwiązywania braków lub uszkodzeń. Czynniki te mają największe znaczenie, gdy wpływają na faktyczną działalność; unikaj dodawania punktów za reklamację dostawcy, która nie została sprawdzona. Zachowaj dowody potwierdzające wraz z dokumentacją oferty.
Umożliwić ponowne rozpatrzenie decyzji
Użyj krótkiej pisemnej rekomendacji, która wyjaśnia wybraną ofertę, nierozstrzygnięte kwestie i warunki zatwierdzenia. W przypadku wyboru alternatywnego produktu, odnotuj zatwierdzenie techniczne. Jeśli wymagana jest inspekcja, uwzględnij zakres, koszt i warunki wydania, aby zamówienie odzwierciedlało pełną umowę.
PROCONSA umożliwia konsolidację odpowiedzi dostawców i pomaga w organizacji informacji porównawczych. Najlepsza oferta to taka, która spełnia zatwierdzone wymagania kupującego, przy akceptowalnym całkowitym koszcie i ryzyku dostawy. Nie musi to być najniższa oferowana cena. Przejrzyste porównanie ułatwia również składanie kolejnych zamówień, ponieważ przyszli kupujący widzą, który model, pakiet i założenia handlowe zostały faktycznie zatwierdzone.