Apresente todas as ofertas com base nos mesmos critérios.
Comece com uma planilha comparativa que utilize a especificação e a quantidade aprovadas do produto como referência. Registre o modelo e a configuração exatos oferecidos por cada fornecedor. Destaque substituições, acessórios faltantes e unidades pouco claras antes de comparar os totais. Uma oferta para uma ferramenta sem bateria não deve parecer equivalente a um kit com baterias, carregador e estojo.
Separe o custo do produto, da embalagem, do frete e de outras taxas especificadas. Registre a moeda da cotação, a validade e o prazo de entrega com a respectiva indicação do local. Solicite esclarecimentos quando uma taxa não estiver especificada. Um total visível baixo pode refletir uma exclusão em vez de uma economia real, e diferentes hipóteses devem ser resolvidas antes da aprovação.
Compare tempo e evidências, além do preço.
Solicite a cada fornecedor que defina o prazo de entrega a partir do mesmo ponto inicial e que diferencie disponibilidade de compromisso de entrega. Registre as premissas de produção, preparação e transporte, quando aplicáveis. Considere como entregas parciais ou um componente atrasado afetariam o projeto do comprador, em vez de avaliar cada linha de produto isoladamente.
Liste os documentos necessários e confirme quais estão incluídos. Compare o suporte da garantia, as peças de reposição e o processo prático para resolver faltas ou danos. Esses fatores são mais importantes quando afetam a operação real; evite atribuir uma pontuação a uma reclamação do fornecedor que não foi verificada. Guarde as evidências comprovativas junto com o registro da cotação.
Torne a decisão passível de revisão.
Utilize uma breve recomendação por escrito que explique a oferta selecionada, as questões pendentes e as condições para aprovação. Caso um produto alternativo seja escolhido, registre a aprovação técnica. Se for necessária uma inspeção, inclua o escopo, o custo e as condições de liberação para que o pedido de compra reflita o acordo completo.
A PROCONSA pode consolidar as respostas dos fornecedores e ajudar a organizar informações comparáveis. A melhor cotação é aquela que atende aos requisitos aprovados pelo comprador, com um custo total aceitável e risco de entrega. Não é necessariamente o menor preço anunciado. Uma comparação transparente também facilita a repetição de pedidos, pois os futuros compradores podem verificar qual modelo, pacote e condições comerciais foram efetivamente aprovados.