Beoordeel elk bod op dezelfde basis.
Begin met een vergelijkingsblad waarin de goedgekeurde productspecificaties en aantallen als referentie dienen. Noteer het exacte model en de configuratie die elke leverancier aanbiedt. Markeer eventuele vervangingen, ontbrekende accessoires en onduidelijke eenheden voordat u de totalen vergelijkt. Een aanbieding voor een los gereedschap mag niet gelijkgesteld worden aan een set met accu's, lader en koffer.
De productkosten, verpakkingskosten, vrachtkosten en andere vermelde kosten moeten apart worden vermeld. Noteer de valuta, geldigheidsduur en leveringstermijn van de offerte, inclusief de plaats van levering. Vraag om verduidelijking wanneer een kostenpost niet is gespecificeerd. Een laag totaalbedrag kan duiden op een uitsluiting in plaats van een werkelijke besparing, en verschillende aannames moeten worden opgehelderd voordat goedkeuring wordt verleend.
Vergelijk de benodigde tijd en het bewijsmateriaal, evenals de prijs.
Vraag elke leverancier om de levertijd vanuit hetzelfde uitgangspunt te definiëren en onderscheid te maken tussen beschikbaarheid en een leveringsverplichting. Leg de aannames met betrekking tot productie, voorbereiding en transport vast waar van toepassing. Houd rekening met de impact van gedeeltelijke leveringen of een te laat geleverd onderdeel op het project van de koper, in plaats van elke productlijn afzonderlijk te beoordelen.
Maak een lijst van de benodigde documenten en bevestig welke documenten zijn bijgevoegd. Vergelijk de garantie, vervangende onderdelen en de praktische procedure voor het oplossen van tekorten of schade. Deze factoren zijn vooral belangrijk wanneer ze de daadwerkelijke werking beïnvloeden; geef geen score aan een leverancier die niet is gecontroleerd. Bewaar het bewijsmateriaal bij de offerte.
Maak de beslissing toetsbaar.
Gebruik een korte schriftelijke aanbeveling waarin het gekozen aanbod, openstaande vragen en de voorwaarden voor goedkeuring worden toegelicht. Als een alternatief product wordt gekozen, leg dan de technische goedkeuring vast. Als inspectie vereist is, vermeld dan de omvang, de kosten en de vrijgavevoorwaarden, zodat de inkooporder de volledige overeenkomst weergeeft.
PROCONSA kan reacties van leveranciers bundelen en helpen bij het organiseren van vergelijkbare informatie. De beste offerte is degene die voldoet aan de door de koper goedgekeurde eisen tegen een acceptabel totaalbedrag en leveringsrisico. Dit is niet per se de laagste geadverteerde prijs. Een transparante vergelijking bevordert ook herhaalbestellingen, omdat toekomstige kopers kunnen zien welk model, pakket en welke commerciële aannames daadwerkelijk zijn goedgekeurd.