Concordare cosa deve accertare l'ispezione
Un'ispezione efficace inizia con le specifiche di acquisto e un obiettivo concordato. Identificare con precisione i prodotti, le quantità ordinate, gli imballaggi e i documenti da controllare. Distinguere i controlli di identità e completezza dalle misurazioni funzionali o dalle prove specialistiche. L'ispettore necessita di un metodo chiaro e dell'attrezzatura necessaria per ogni controllo richiesto.
Definisci quando la merce deve essere pronta e dove avverrà l'ispezione. Chiedi al fornitore di mettere a disposizione le scorte pertinenti, i documenti di imballaggio e il personale responsabile. Se un campione viene approvato, registrane l'identificazione e spiega come verrà utilizzato durante l'ispezione. Una fotografia senza criteri di accettazione concordati lascia troppo spazio all'interpretazione.
Campionamento e accettazione dei documenti
Prima della visita, concordate con l'acquirente la modalità di campionamento e le categorie di difetti. Il campionamento esamina una parte del lotto e non garantisce che ogni singola unità sia priva di difetti. Qualora siano necessari conteggi completi o verifiche individuali dei numeri di serie, specificateli esplicitamente nell'ambito e nei tempi previsti.
I criteri di accettazione devono specificare cosa si intende per non conformità e chi può autorizzare una deviazione. È necessario includere l'identità del modello, la quantità, le condizioni visibili, gli accessori concordati, le etichette e l'imballaggio. Per le misurazioni o le prove operative, specificare il metodo, i limiti e le prove. Non descrivere un controllo visivo come certificazione delle prestazioni del prodotto o della conformità normativa.
Utilizzare il report per prendere una decisione in merito al rilascio.
Il rapporto deve indicare l'ordine, il luogo, la data, i prodotti esaminati, i campionamenti effettuati e i risultati osservati. Includere fotografie chiare relative ai risultati e segnalare eventuali verifiche che non è stato possibile completare. Un rapporto utile distingue un'osservazione da un'ipotesi e registra i limiti che possono influenzare la decisione dell'acquirente.
Definire le modalità con cui il fornitore risolverà i problemi, chi verificherà le azioni correttive e se sarà necessaria una nuova ispezione. L'acquirente dovrà decidere se autorizzare l'acquisto basandosi sul rapporto e sui termini contrattuali. PROCONSA può coordinare i servizi di ispezione in base a un ambito concordato e raccogliere la relativa documentazione. L'ispezione riduce l'incertezza sulle caratteristiche verificate; non sostituisce una specifica di acquisto completa né garantisce ogni aspetto futuro delle prestazioni del prodotto.