Denetimin neyi tespit etmesi gerektiği konusunda mutabık kalın.
Faydalı bir denetim, satın alma şartnamesi ve üzerinde anlaşılmış bir hedefle başlar. Kontrol edilecek ürünleri, sipariş miktarlarını, ambalajları ve belgeleri tam olarak belirleyin. Kimlik ve eksiksizlik kontrollerini, fonksiyonel ölçümlerden veya özel testlerden ayırın. Denetçinin, istenen her kontrol için net bir yönteme ve gerekli ekipmana ihtiyacı vardır.
Malların ne zaman hazır olması gerektiğini ve muayenenin nerede yapılacağını belirleyin. Tedarikçiden ilgili stok, paketleme kayıtları ve sorumlu personeli hazır bulundurmasını isteyin. Bir numune onaylanırsa, kimliğini kaydedin ve muayene sırasında nasıl kullanılacağını açıklayın. Kabul kriterleri üzerinde anlaşılmamış bir fotoğraf, yoruma çok fazla alan bırakır.
Belge örneklemesi ve kabulü
Ziyaret öncesinde alıcıyla örnekleme yaklaşımı ve kusur kategorileri konusunda anlaşın. Örnekleme, partinin bir bölümünü inceler ve her birimin kusursuz olduğunu garanti etmez. Tam sayım veya bireysel seri kontrolleri gerekiyorsa, bunları kapsam ve zaman dilimine açıkça dahil edin.
Kabul kriterleri, neyin uyumsuzluk olarak kabul edileceğini ve sapmayı kimin onaylayabileceğini belirtmelidir. Model kimliği, miktar, görünür durum, kabul edilen aksesuarlar, etiketler ve ambalajı dahil edin. Ölçümler veya operasyonel denemeler için yöntemi, limitleri ve kanıtları belirtin. Görsel bir kontrolü ürün performansının veya mevzuata uygunluğun belgelendirilmesi olarak tanımlamayın.
Raporu kullanarak bir yayın kararı verin.
Raporda sipariş sırası, yer, tarih, incelenen ürünler, yapılan örnekleme ve gözlemlenen sonuçlar belirtilmelidir. Bulgularla ilgili net fotoğraflar eklenmeli ve tamamlanamayan kontroller not edilmelidir. Faydalı bir rapor, gözlemi varsayımdan ayırır ve alıcının kararını etkileyen sınırlamaları kaydeder.
Tedarikçinin sorunları nasıl düzelteceği, düzeltici eylemi kimin doğrulayacağı ve yeniden incelemenin gerekli olup olmadığı konusunda anlaşmaya varın. Alıcı, raporu ve sözleşme şartlarını kullanarak teslimatı onaylamalıdır. PROCONSA, kararlaştırılan kapsamda denetim hizmetlerini koordine edebilir ve ortaya çıkan kayıtları toplayabilir. Denetim, kontrol edilen özellikler hakkındaki belirsizliği azaltır; ancak eksiksiz bir satın alma şartnamesinin yerini almaz veya ürün performansının gelecekteki her yönünü garanti etmez.