Spreek af wat de inspectie moet vaststellen.
Een goede inspectie begint met de aankoopspecificatie en een overeengekomen doelstelling. Identificeer de exacte producten, bestelhoeveelheden, verpakking en documenten die gecontroleerd moeten worden. Maak onderscheid tussen identiteits- en volledigheidscontroles en functionele metingen of specialistische tests. De inspecteur heeft een duidelijke methode en de benodigde apparatuur nodig voor elke gevraagde controle.
Definieer wanneer de goederen gereed moeten zijn en waar de inspectie zal plaatsvinden. Vraag de leverancier om de relevante voorraad, verpakkingsdocumenten en verantwoordelijk personeel beschikbaar te stellen. Als een monster wordt goedgekeurd, noteer dan de identificatie ervan en leg uit hoe het tijdens de inspectie zal worden gebruikt. Een foto zonder overeengekomen acceptatiecriteria laat te veel ruimte voor interpretatie.
Steekproeven en acceptatie van documenten
Stem de steekproefmethode en de categorieën van defecten af met de koper vóór het bezoek. Bij een steekproef wordt een deel van een partij onderzocht en wordt niet gegarandeerd dat elk exemplaar vrij is van defecten. Indien een volledige telling of individuele seriecontroles vereist zijn, neem deze dan expliciet op in de omvang en de tijdsplanning.
De acceptatiecriteria moeten aangeven wat als een afwijking wordt beschouwd en wie een afwijking mag goedkeuren. Vermeld de modelidentificatie, de hoeveelheid, de zichtbare staat, de overeengekomen accessoires, etiketten en verpakking. Specificeer voor metingen of operationele tests de methode, de limieten en het bewijsmateriaal. Beschrijf een visuele controle niet als certificering van productprestaties of naleving van de regelgeving.
Gebruik het rapport om een beslissing over de vrijgave te nemen.
Het rapport moet de bestelling, locatie, datum, onderzochte producten, uitgevoerde monstername en waargenomen resultaten vermelden. Voeg duidelijke foto's toe die de bevindingen illustreren en vermeld eventuele controles die niet konden worden uitgevoerd. Een nuttig rapport onderscheidt een waarneming van een aanname en beschrijft de beperkingen die van invloed zijn op de beslissing van de koper.
Spreek af hoe de leverancier problemen zal verhelpen, wie de corrigerende maatregelen controleert en of herinspectie nodig is. De koper dient de vrijgave te bepalen op basis van het rapport en de contractvoorwaarden. PROCONSA kan inspectiediensten coördineren binnen een overeengekomen scope en de bijbehorende documentatie verzamelen. Inspectie vermindert de onzekerheid over de gecontroleerde eigenschappen; het vervangt echter geen volledige inkoopspecificatie en garandeert niet elk toekomstig aspect van de productprestaties.