Acordar o que a inspeção deve apurar.
Uma inspeção eficaz começa com a especificação da compra e um objetivo acordado. Identifique os produtos exatos, as quantidades a encomendar, as embalagens e os documentos a serem verificados. Separe as verificações de identidade e integridade das medições funcionais ou dos testes especializados. O inspetor precisa de um método claro e do equipamento necessário para cada verificação solicitada.
Defina quando as mercadorias devem estar prontas e onde a inspeção será realizada. Solicite ao fornecedor que disponibilize o estoque relevante, os registros de embalagem e o pessoal responsável. Se uma amostra for aprovada, registre sua identificação e explique como ela será utilizada durante a inspeção. Uma fotografia sem critérios de aceitação acordados deixa muita margem para interpretação.
Amostragem e aceitação de documentos
Combine com o comprador a abordagem de amostragem e as categorias de defeitos antes da visita. A amostragem examina parte de um lote e não garante que todas as unidades estejam isentas de defeitos. Se forem necessárias contagens completas ou verificações individuais de número de série, inclua-as explicitamente no escopo e no tempo previsto.
Os critérios de aceitação devem especificar o que constitui uma discrepância e quem pode autorizar uma alteração. Inclua a identificação do modelo, a quantidade, a condição visível, os acessórios acordados, os rótulos e a embalagem. Para medições ou testes operacionais, especifique o método, os limites e as evidências. Não descreva uma verificação visual como certificação de desempenho do produto ou conformidade regulamentar.
Utilize o relatório para tomar uma decisão sobre a liberação.
O relatório deve identificar o pedido, o local, a data, os produtos examinados, a amostragem realizada e os resultados observados. Inclua fotografias nítidas relacionadas às constatações e indique quaisquer verificações que não puderam ser concluídas. Um relatório útil distingue uma observação de uma suposição e registra as limitações que afetam a decisão do comprador.
Acordar como o fornecedor corrigirá os problemas, quem verificará as ações corretivas e se será necessária uma nova inspeção. O comprador deve decidir sobre a liberação do produto com base no relatório e nos termos do contrato. A PROCONSA pode coordenar os serviços de inspeção dentro de um escopo acordado e coletar os registros resultantes. A inspeção reduz a incerteza sobre as características verificadas; ela não substitui uma especificação de compra completa nem garante todos os aspectos futuros do desempenho do produto.